En vogue depuis quelques années, le syndic de copropriété en ligne séduit, notamment, par une plus grande souplesse et des tarifs très attractifs. Dénommé aussi "syndic à distance", "micro syndic", "syndic low cost" ou "syndic 2.0", le syndic en ligne est un syndic professionnel qui assume à distance la gestion comptable et administrative d'immeubles en copropriété par des échanges dématérialisés (e-mail, téléphone, sms, visioconférence...).

De nombreuses copropriétés ont ainsi opté pour un syndic en ligne, mais ce type de gestion offre-t-il les mêmes services qu'un syndic de copropriété traditionnel ? Pas si sûr.

Quelles sont les missions d'un syndic en ligne ?

Comme tout syndicat de copropriété professionnel, le syndic en ligne doit disposer d'une carte professionnelle, souscrire une assurance responsabilité civile professionnelle et respecter les missions et obligations légales d'un syndic traditionnel, à savoir :

• représenter les copropriétaires,
• tenir la comptabilité,
• convoquer l'assemblée générale une fois par an,
• gérer les réparations courantes,
• décider des travaux nécessaires à la conservation de l'immeuble, etc...

Quels sont les avantages du syndic en ligne ?

Les arguments des syndics en ligne reposent généralement sur une plus grande souplesse de gestion, et des tarifs très concurrentiels.

• Un syndic moins coûteux

Le recours systématique aux moyens numériques entraîne automatiquement des frais de gestion et des honoraires bien moins coûteux que ceux pratiqués par les syndics professionnels traditionnels.

• Plus de réactivité

Le syndic en ligne propose aux copropriétaires de réaliser toutes leurs démarches en ligne, via leur site web ou via une application, promettant une réponse plus rapide (par mail ou par téléphone) que les syndics traditionnels, souvent réputés injoignables.

• Simplicité et rapidité

Tous les documents afférents à la copropriété sont stockés et consultables dans un espace en ligne dédié (appelé extranet) qui favorise la transparence et l'accès aux données relatives à l'immeuble : le règlement de copropriété, l'état descriptif de division, l'ensemble des contrats et marchés etc...

Syndic en ligne : quel prix ?

Par l'absence de présence physique et de déplacements, les tarifs des syndics en ligne sont très compétitifs. Ils pratiquent, en général, des tarifs au forfait, qui se situent en moyenne entre 80 et 120€ TTC annuel pour un lot (à partir de 9,90€ par lot et par mois), avec des forfaits dégressifs au-delà d'un certain nombre de lots.

Toutefois, ce tarif forfaitaire de base n'inclut, en principe, que les actes courants. Ainsi, beaucoup de prestations facturées en option font augmenter le coût global de façon importante. Or, certaines options, selon la configuration de la copropriété, peuvent s'avérer nécessaires.

Avant de s'engager avec un syndic en ligne, les copropriétaires ont donc intérêt à bien lire le contrat, les conditions générales et autres annexes relatives à celui-ci.

Quels sont les inconvénients du syndic en ligne ?

Le fonctionnement à distance du syndic en ligne peut constituer une réelle contrainte ne facilitant pas le quotidien des copropriétaires. En effet, sauf exception, il ne se déplace pas au sein des copropriétés, ni pour les assemblées générales, ni pour surveiller un chantier, ni pour un avis technique, ni pour apaiser un litige entre copropriétaires (médiation), ni pour les réunions du conseil syndical...

De plus, le syndic en ligne n'étant, en principe, pas un syndic local, il n'a pas d'artisans ou de professionnels à recommander ou à contacter en cas de besoin.

Ainsi, toutes ces tâches quotidiennes sont, de fait et par nécessité, déléguées aux copropriétaires.

Cette gestion à distance est donc une réelle difficulté lorsqu'il faut résoudre des problèmes urgents dans la copropriété, sans oublier les risques d'irrégularités et donc d'annulation des assemblées générales tenues sans la présence physique du syndic.

Le syndic en ligne : un modèle à privilégier pour quelles copropriétés ?

Beaucoup de tâches étant déléguées aux copropriétaires, il est certain que le syndic en ligne est un système davantage adapté aux petites structures, c'est-à-dire pour les copropriétés de moins de 30 lots.

De plus, il est recommandé que la copropriété ne comporte pas ou peu d'équipements collectifs à gérer comme une chaufferie, un ascenseur, etc... car si des problèmes techniques surviennent, il est alors bien plus difficile de les gérer à distance.