Pandémie oblige, les dispositions dérogatoires permettant la tenue d'assemblées générales (AG) uniquement à distance mises en place en 2020 dans le cadre de la crise sanitaire sont prolongées jusqu'au 1er juillet 2021.

L'ordonnance du 10 février 2021 prévoit en effet le maintien des AG à distance jusqu'à un mois après la fin de l'état d'urgence sanitaire prévue le 1er juin 2021. Ainsi, si cette date devait être prolongée, ces mesures le seraient automatiquement aussi.

L'objectif initial du vote à distance était de lutter contre l'absentéisme en AG. Il a été mis en place par la loi Elan de 2018, son décret d'application du 27 juin 2019 et l'ordonnance du 30 octobre 2019. Ainsi, les copropriétaires peuvent participer à l'AG par présence physique, par visioconférence ou par tout autre moyen de communication électronique permettant l'identification des copropriétaires et par vote par correspondance.

La crise sanitaire que nous traversons depuis plus d'un an empêchant toutes sortes de rassemblements, les assemblées générales de copropriété ont donc adopté ce système de fonctionnement.

Le vote à distance... uniquement !

L'ordonnance du 10 février 2021 prévoit que jusqu'au 1er juillet 2021, les AG peuvent, de façon dérogatoire comme en 2020, se tenir totalement par visioconférence, par audioconférence ou par tout autre moyen de communication électronique, ou encore par vote par correspondance.

Comme pour une assemblée générale en présentiel :

• le délai de convocation de l'AG est le même, à savoir, 21 jours entre la convocation et la tenue de l'AG,
• le procès-verbal doit être diffusé dans le délai d'un mois à partir de la date de l'assemblée, et les copropriétaires opposants ou défaillants ont deux mois à partir de la notification du procès-verbal pour contester l'AG.

Si l'AG se déroule par visioconférence ou par tout autre moyen de communication électronique, le moyen retenu doit permettre à la fois l'identification de chacun des participants à la réunion, la transmission de leur voix, ainsi que la retransmission continue et simultanée des délibérations. C'est pourquoi, les systèmes de visioconférence gratuits tels que Zoom, Skype, FaceTime... ne peuvent pas être utilisés.

Pendant la crise sanitaire, lorsque le recours à la visioconférence ou à tout autre moyen de communication électronique n'est pas possible, une AG peut être organisée à 100 % par correspondance si le syndic le décide.

Le vote par correspondance... souvent !

Dans la grande majorité des cas, les syndics font le choix du vote à 100 % par correspondance. La convocation doit alors préciser que les copropriétaires ne peuvent voter que par correspondance.

Dans une telle situation, le syndic a l'obligation de joindre à la convocation à l'AG un formulaire dont le modèle est déterminé par l'arrêté du 2 juin 2020.

Ce formulaire comporte des mentions obligatoires : adresse de la copropriété, date, lieu et heure de l'AG, adresses (postale et électronique) à laquelle le formulaire doit être renvoyé, la date limite de réception dudit formulaire, etc. Ce formulaire de vote peut être adapté ou complété sans qu'aucune des mentions du modèle ne puisse être supprimé. Il doit également comporter le tableau de "l'ordre du jour" rempli par le syndic.

Pour l'ensemble des résolutions contenues dans le tableau, chacun des copropriétaires doit cocher une case "pour", "contre" ou "abstention" ainsi que parapher chaque page, dater et signer la dernière. Il est vivement recommandé d'envoyer le formulaire au syndic par courrier recommandé avec accusé de réception, mais il est également possible de l'envoyer par courrier électronique.

Le syndic doit, lui, réceptionner le formulaire de vote au plus tard 3 jours francs avant la date de l'AG, les votes reçus hors délai n'étant pas pris en compte. Précisons que lorsque le formulaire est envoyé par e-mail, il est présumé avoir été reçu par le syndic le jour même de l'envoi.

La feuille de présence doit indiquer la date de réception du formulaire par le syndic. Les missions du président sont ici confiées au président du conseil syndical, ou à défaut, à l'un de ses membres, ou en leur absence, à l'un des copropriétaires votant désigné par le syndic.

A noter : il est conseillé aux syndics d'organiser une réunion purement informative en visioconférence entre la réception des convocations et la date limite pour retourner les formulaires de vote afin que les copropriétaires soient mieux informés.