La loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 indique que chaque copropriété doit avoir un syndic pour l'administrer. Le syndic est le mandataire du syndicat de copropriétaires d'un immeuble chargé d'exécuter ses décisions, de le représenter dans tous les actes de la vie civile et d'administrer l'immeuble.* Rien n'oblige, en revanche, à choisir un syndic professionnel. Les copropriétaires peuvent désigner l'un d'entre eux, ou le conjoint de l'un d'entre eux (à l'exception des concubins et des partenaires de Pacs), pour assumer cette tâche. * Définition du dictionnaire Larousse.

Le syndic est choisi par l'assemblée générale des copropriétaires, par un vote à la majorité absolue des copropriétaires présents, représentés ou absents (article 25 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965). Entreprise ou personne physique, le syndic professionnel est lié à la copropriété par un contrat, qui définit notamment ses honoraires et ses missions, et qui est également soumis à l'approbation de l'assemblée générale. Il est toutefois possible de choisir un copropriétaire ou son conjoint comme syndic non professionnel. La personne est alors rémunérée par la copropriété, ou intervient à titre gratuit (on parle alors de syndic bénévole) ; dans ce cas, "il se fait rembourser uniquement les frais exposés" explique l'Agence nationale pour l'information sur le logement (ANIL). Le syndic non professionnel doit ouvrir un compte bancaire séparé au nom de la copropriété, mais il n'est pas obligé de souscrire une assurance responsabilité civile, ni de présenter une quelconque garantie financière. "Il lui est toutefois recommandé de souscrire une telle assurance car sa responsabilité peut être engagée au même titre que celle d'un professionnel" précise la Direction de l'information légale et administrative (Dila).

Le syndic est avant tout l'administrateur du bien que constitue la copropriété. Il garantie le bon état de l'immeuble, assure son entretien, et fait réaliser "tous travaux nécessaires à la sauvegarde de celui-ci" ajoute la Dila. Son travail consiste donc notamment à conclure au nom de la copropriété, les contrats d'assurance, d'entretien, de fourniture de combustible, etc., et à tenir le carnet d'entretien de l'immeuble. Le syndic s'occupe par ailleurs de la comptabilité de l'immeuble. Il réclame et perçoit les charges de copropriété, gère les comptes, établit le budget prévisionnel, etc. Si des travaux sont nécessaires, il doit soumettre "au vote de l'assemblée générale la décision de constituer des provisions spéciales" explique l'ANIL. Le syndic est un représentant légal des copropriétaires, lors des éventuelles actions en justice par exemple. Il s'assure de l'exécution des dispositions du règlement de copropriété, et des délibérations de l'assemblée générale. Enfin, le syndic conserve et archive tous les documents relatifs à la copropriété.

Rien ne règlemente le montant de la rémunération du syndic professionnel. C'est un point qui doit être précisé dans le contrat qui le lie au syndicat de copropriétaires. Cependant, la rémunération du syndic est constituée d'honoraires pour gestion courante, et d'honoraires spécifiques pour prestations particulières. Concrètement, un forfait annuel englobe les prestations de gestion courante indiquées dans l'annexe de l'arrêté du 19 mars 2010 : envoi du procès-verbal, appel des provisions, tenue des comptes, détention et transmission des archives, compte bancaire séparé, gestion du carnet d'entretien, souscription des polices d'assurance, gestion du personnel, etc. "Ces prestations ne peuvent donc plus faire l'objet d'une facturation supplémentaire" indique l'ANIL. En parallèle, les honoraires spécifiques incluent toutes les prestations hors forfait, dont les tarifs doivent être absolument indiqués dans le contrat de syndic. Ils comprennent notamment les honoraires pour travaux, qui doivent être votés par l'assemblée générale.

Selon une précédente enquête du CLCV, moins d'un copropriétaire sur deux serait satisfait de son syndic. Le manque de réactivité du gestionnaire est le principal reproche formulé à ces syndics professionnels. Parfois, le litige est plus grave qu'un simple problème de communication. Concrètement, le syndic peut être tenu pour responsable s'il manque à ses devoirs, en oubliant d'assurer le bien par exemple, ou s'il prend des initiatives sans consulter le conseil syndical lorsque la loi l'exige. Ne pas prendre des mesures urgentes alors que la situation l'impose peut également être considéré comme une faute grave du syndic. S'ils notent un manquement du syndic, les copropriétaires doivent en informer le conseil syndical, qui les représente et est l'interlocuteur privilégié du syndic. Si le syndic reste sourd aux injonctions du conseil syndical, celui-ci peut lui adresser une mise en demeure d'agir par lettre recommandée. S'il persiste à ne pas répondre pendant plus de huit jours, le syndic s'expose à la possibilité d'un recours, déposé par tout copropriétaire auprès du tribunal de grande instance, qui pourra choisir de nommer un administrateur provisoire pour compenser la carence du syndic. Si elle juge que le syndic ne fait pas correctement son travail, l'assemblée générale des copropriétaires peut "ne pas approuver les comptes ou refuser de voter le quitus" explique la Dila. Le quitus vaut approbation par le syndicat de copropriétaire de la bonne gestion de l'immeuble par le syndic.